Cómo Redactar emails Profesionales

Los correos electrónicos de negocios son un pilar de la comunicación moderna. En un día cualquiera, el empleado de oficina promedio recibe más de 80 correos electrónicos .

Eso es mucha comunicación.

Si bien enviamos muchos correos electrónicos, muchos de ellos no son efectivos. La bandeja de entrada de todo el mundo contiene mensajes de correo electrónico difíciles de leer o de procesar, porque el destinatario no tiene claro cómo responder o actuar. No deje que eso le pase a sus correos electrónicos de negocios. La etiqueta, el estilo y el formato son esenciales para escribir correos electrónicos que obtengan resultados.

Este artículo destacará las mejores prácticas y lo guiará a través de un correo electrónico comercial eficaz, paso a paso. Al integrar estos métodos en la preparación de su correo electrónico, escribirá mejores correos electrónicos y mejorará la comunicación general. 

Cuatro preguntas clave:

Hay cuatro preguntas que debe tener en cuenta al comenzar a redactar un correo electrónico comercial:

1. ¿Quién es mi público?

En toda la redacción comercial, la audiencia es la principal consideración. Para quién estás escribiendo determinará cómo escribes tu correo electrónico. El lector determinará el tono, la formalidad y el contenido de la comunicación.

El lector de su correo electrónico puede ser su colega, cliente o supervisor. Cada lector tendrá un fondo diferente, conocimiento del proyecto y prioridades. Puede utilizar las siglas del proyecto con un colega que tenga el mismo conocimiento profundo del proyecto que usted. Esos mismos acrónimos serán confusos para un ejecutivo que necesita una actualización para el pronóstico del presupuesto.

Con su audiencia a la vanguardia, siempre escribirá un correo electrónico más efectivo.

La audiencia incluye a todas las personas incluidas en los campos del remitente. Esto incluye el Para :, CC :. y BCC: campos, pero el enfoque principal debe estar en aquellos en el campo Para. Escribir para la audiencia también significa usar estos campos correctamente.

El campo ‘Para:’ es para la audiencia directa que necesita responder o tomar medidas desde el contenido del correo electrónico. El campo ‘CC:’ es para los lectores que necesitan recibir la conversación por correo electrónico para referencia o claridad, pero no necesitan tomar acción ni responder. El campo ‘BCC:’ es para la audiencia que solo necesita ver el correo electrónico inicial y ninguna de las últimas cadenas de respuestas.

El uso incorrecto de los campos del remitente es un error común de correo electrónico empresarial. Ocurre cuando la audiencia y sus roles no son considerados cuidadosamente.

Usa el campo Bcc muy juiciosamente. A menudo es mejor reenviar un correo electrónico por separado, con una breve declaración de por qué está enviando esta información.

2. ¿Cuál es el propósito?

Un correo electrónico debe tener un propósito. Y debe tener un solo propósito.

Esta práctica de correo electrónico se llama la «regla de una cosa».

Cada correo electrónico debe cubrir solo un elemento, tarea o solicitud específica. Cubrir múltiples acciones en un correo electrónico puede causar confusión e ineficiencia. Un correo electrónico no debe incluir las notas de revisión del informe del cliente y una pregunta de programación para la reunión trimestral. Este escenario requiere dos correos electrónicos separados.

Al limitar los correos electrónicos a una cosa, el destinatario es más fácil de entender, procesar y actuar. Esta claridad aumenta la comprensión y la productividad.

En la práctica, a veces tenemos que pedir varios datos relacionados con el mismo tema. En este caso, use una lista numerada para aclarar a su lector que la solicitud tiene componentes. Esto ayudará a su lector a responder con facilidad y garantizará que reciba todos los detalles que necesita.

Necesito que revises estos tres elementos antes de lanzar el boceto al equipo de producción:

  1. Contenido
  2. Diseño
  3. Elección de color

3. ¿Es necesario este correo electrónico?

Hay una tendencia a sobre-comunicarse por correo electrónico. Si bien el correo electrónico es eficiente y proporciona un rastro de papel electrónico, no todas las comunicaciones deben ocurrir por correo electrónico.

Pregúntese: «¿Es realmente necesario este correo electrónico?» Tal vez una llamada rápida o un ping al mensajero de la empresa sea más apropiado. Si está esperando un montón de avances en el tema, una breve conversación puede eliminar una larga cadena de correo electrónico.

Elige el canal correcto para enviar información. El correo electrónico es genial, pero es un canal.

4. ¿Es apropiado el correo electrónico?

El correo electrónico se puede utilizar en muchos escenarios, pero no siempre es apropiado.

Si está dando malas noticias, hágalo en persona o almacene el correo electrónico cuidadosamente. Un correo electrónico es impersonal y es difícil transmitir empatía o compasión.

La información confidencial enviada por correo electrónico corre el riesgo de ser compartida accidentalmente.Hay un montón de casos de contratiempos de correo electrónico , que van desde divertidos hasta serios. Si la información es un contacto personal o una opinión personal, considere si es apropiada para un correo electrónico. Si no quiere que se comparta accidentalmente, piense en cómo se envía en primer lugar.

Si no está seguro de si un correo electrónico es apropiado, pregúntese si se sentiría cómodo con ese correo electrónico proyectado en una reunión. A la reunión asisten su jefe, todos sus futuros jefes y su madre. Si pasa esta prueba, entonces envíalo. Si no, es probable que haya algo que no sea apropiado.

Estilo de correo electrónico

Los correos electrónicos de negocios tienen un estilo muy específico. Son profesionales pero breves. Deben estar escritas para ser descremadas, pero con suficiente información para permitir una respuesta completa.


Tono

Encontrar el tono correcto puede ser el mayor dolor de cabeza al redactar un correo electrónico. El tono cambia según tu audiencia. Puede ser formal o amistoso, pero siempre es profesional y siempre debe coincidir con su audiencia.

La cortesía a menudo puede pasarse por alto en los esfuerzos por ser breve en los correos electrónicos. Sin embargo, por favor y gracias debería ser incluido siempre que sea apropiado.

Evite TODAS LAS MAYUSCULAS, porque suena como si estuviera gritando (y podría enviar su correo electrónico a la carpeta de correo no deseado). Si no gritaría la declaración en persona, no la grite en un correo electrónico. En su lugar, use cursiva, subrayado o negrita para enfatizar puntos importantes.

Ejemplo: las solicitudes de vacaciones deben presentarse con al menos dos semanas de anticipación .

Observe el tono áspero si el texto en negrita se intercambia por mayúsculas: las solicitudes de vacaciones deben enviarse POR LO MENOS DOS SEMANAS POR ADELANTADO.

Una excepción: use mayúsculas en los encabezados de los correos electrónicos cuando escriba a cualquier organización que elimine el formato html del correo electrónico. Los militares, las academias militares y algunas instituciones financieras con estrictos protocolos de seguridad a menudo eliminan el formato HTML.

Los encabezados son muy útiles para los lectores. Permiten que un lector hojee y encuentre información fácilmente. Son la mejor arma de un escritor de negocios contra la sobrecarga de información.

Evite el uso excesivo de puntuación o emojis. ¡Los signos de exclamación deben usarse con moderación! Los Emojis siguen teniendo un papel más importante en la comunicación digital y varias guías de estilo han aprobado su uso juicioso en la redacción comercial. Sigo la regla de solo usarlos después de que la otra parte haya enviado uno. Nunca deben usarse en correos electrónicos comerciales formales. 

Formato

Los correos electrónicos están diseñados para ser ocultados, por lo que deben tener suficiente espacio en blanco para ayudar al lector. Use párrafos más cortos, listas y viñetas para agilizar la información. Y, utilice encabezados para dividir conceptos y permitir que un lector hojee.

Además, el formato extraño copiado de otros documentos o correos electrónicos puede distraer. Para tener un formato perfecto para su correo electrónico, elimine el formato de texto del nuevo contenido utilizando la función Eliminar o Formato de su cliente de correo electrónico.

Aquí están las características de formato más comunes y cómo usarlas.

Fuente: la fuente es el tipo de letra que debe elegir para su correo electrónico. Es mejor elegir un sans serif (un tipo de letra sin trazos decorativos al final), ya que son más modernos y simples y fáciles de leer en pantalla.También son más fáciles de leer en un tamaño pequeño. Gmail usa Sans Serif como predeterminado. También puede usar Arial, Helvetica, Tahoma, Terbuchet MS o Verdana.

Tamaño del texto: debe intentar mantener su correo electrónico en el tamaño normal. Esto es entre 10-12p.

Negrita: puede usar negrita para encabezados y para enfatizar texto importante. El texto en negrita llama la atención de los lectores cuando escanean el correo electrónico.

Cursiva: la cursiva es una forma más suave de llamar la atención sobre un área de texto. Se utilizan para poner énfasis en un área de una oración. No hacen que las palabras se destaquen cuando el usuario escanea una página como lo hace el texto en negrita. Las cursivas también deben usarse para títulos de obras completas .

Subrayado: el texto subrayado se puede confundir fácilmente para un enlace. Al escribir un correo electrónico, es mejor no usar texto subrayado para llamar la atención sobre un área de un correo electrónico.Es mejor usar negrita o cursiva.

Color del texto: debe evitar el uso de múltiples colores de texto en un correo electrónico, ya que atrae la atención hacia múltiples ubicaciones y parece poco profesional. Es probable que su programa de correo electrónico haga que sus hipervínculos sean azules.

Alineación: la escritura empresarial utiliza texto que está completamente alineado a la izquierda. Escritura académica sangra la primera oración de un párrafo cinco espacios. En el correo electrónico comercial, nunca tendrá que sangrar el inicio de un párrafo.

Los usuarios escanean las páginas en un patrón en forma de F. Al cambiar la alineación hace que sea más difícil para el lector hojear. 

Números: el uso de una lista numerada puede ayudar a organizar el contenido donde la secuencia es importante. Por ejemplo, si estuviera describiendo los pasos, desearía utilizar una lista numerada.

Puntos de viñeta: los puntos de viñeta son una excelente manera de crear espacios en blanco en su página y llamar la atención sobre elementos relacionados. Los puntos de bala funcionan mejor para listas desordenadas.

Indent More: en los correos electrónicos comerciales, no debe sangrar la primera oración de un nuevo párrafo. Un salto de línea representa el inicio de un nuevo párrafo. El botón más sangría le permite agregar una sangría al texto. Esto es útil en raras ocasiones cuando quiere indicar que alguna información es un subconjunto de lo que la precedió. Crea una indicación visual de que la información sangrada es menos importante.

Indent Less: Esto le permite mover su contenido a la izquierda

Texto de la cita: si se refiere al texto de la cita, debe utilizar la función de texto de la cita. Proporciona una sangría leve a su contenido y una línea vertical gris a la izquierda. Esto le muestra a los lectores que estás citando texto.

Eliminar formato: si está pegando texto en su correo electrónico, es vital que use la función de eliminación de formato. De lo contrario, pegará los estilos de texto y será obvio para su lector que copie y pegue ese texto.Para utilizar esta función, seleccione el texto que desea eliminar el formato. Luego haga clic en el botón Eliminar formato. 


Descripción general del correo electrónico

Analicemos cada sección de un correo electrónico comercial para resaltar las mejores prácticas para que las implemente en su redacción. 

Línea de asunto

La línea de asunto es el mini-resumen de su correo electrónico. Proporciona la mayor oportunidad para asegurar que su correo electrónico sea leído. El objetivo de una línea de asunto es lograr que su lector abra el correo electrónico sin engañarlo. También es el lugar donde los errores son más comúnmente cometidos.

Piense en ello como el titular de su correo electrónico. Debe ser una descripción general del contenido de 3 a 8 palabras.

Las líneas de asunto que son demasiado breves o demasiado largas causan confusión. Si hace que el correo electrónico parezca difícil o confuso para responder, es posible que el destinatario no lo abra de inmediato o no lo abra.

Malos ejemplos:

‘¡Importante!’

‘Para su revisión’

‘Preguntas sobre la solicitud de extensión de la fecha límite del informe de objetivos de rendimiento de la expansión «para la reunión del cliente

Buenos ejemplos:

‘Su pedido de BookShop entrega el 2 de diciembre’

‘Revisiones del informe del cliente: Por favor revise antes de las 4 PM’

‘Se solicita extensión de informe de expansión hasta el viernes’

Los clientes de correo electrónico también revisarán la línea de asunto en busca de signos de spam. Esto es especialmente importante para los equipos de ventas que pueden ser clientes de correo electrónico frío. Ciertos términos son indicadores de algoritmos de spam y pueden filtrarse a una carpeta de correo no deseado. Evite utilizar palabras como ‘Ventas’, ‘Por favor, lea’ o ‘Beneficios’, o tenga temas de una sola palabra.


Saludo

Tu saludo debe ser profesional y conciso. Siempre es preferible dirigirse al destinatario usando su nombre, pero puede que no siempre sea posible.

Buenas tardes,

Saludos,

Estimada Sra. Jones:

Hola Jeff, (formato de saludo)

Hola Jeff. (formato de oración)


Pleasantry breve

Si está enviando un correo electrónico a alguien por primera vez, su línea de apertura podría ser una grata conexión entre usted y el destinatario. Una oración debería ser suficiente. Indico cómo te conectaste. Este recordatorio le dará al lector el contexto para la siguiente información.

«Fue genial conocerte en el evento de redes de anoche».

Si ha recibido algo del destinatario, ofrezca su agradecimiento. Podría ser un agradecimiento por una oferta de asistencia, por una parte interesante del contenido que compartieron o simplemente por leer el correo electrónico.

“Gracias por compartir su artículo sobre estrategias de gestión. Los hallazgos son valiosos.

«Aprecio que te hayas tomado el tiempo para ayudarme con este proyecto».

Si quieres mantenerlo en general, buenos deseos te servirán.

‘¡Espero que estés bien!’

Omita un saludo agradable si se ha comunicado recientemente o con frecuencia.

Tenga mucho cuidado al sobrepasar las bromas al inicio del correo electrónico. El propósito de su correo electrónico debe ser el comienzo abierto. Recuerde el acrónimo BLOT – línea inferior en la parte superior. ¿Qué quieres que tu lector sepa o haga? Esa es la apertura más importante.

Propósito

Como se señaló anteriormente, cada correo electrónico debe abordar solo una cosa, un propósito. Esta tarea, solicitud o información debe presentarse clara y directamente después de la simpatía. Esta es la línea inferior de BLOT en la parte superior.

Se conciso y directo. No oculte su solicitud o puede ser fácilmente ignorada o ignorada.

‘Por favor, envíe sus comentarios sobre el presupuesto’.

‘¿Puedes participar en la reunión de lanzamiento del proyecto el próximo jueves?

‘¿Tuvo alguna revisión al informe final?’

Recuerde el acrónimo BLOT – Bottom Line On Top 

Información Adicional

Algunos correos electrónicos comerciales pueden requerir información adicional para el lector. Podría ser una aclaración sobre la tarea, un enlace a recursos o ejemplos, u otra información útil. Esta información debe ser incluida cuidadosamente. Solo se debe agregar contenido directamente relevante. 

Llamada a la acción

Cerca del final del correo electrónico, incluya una llamada a la acción específica. El correo electrónico se está enviando para realizar una tarea. La llamada a la acción no debe dejar ninguna confusión en cuanto a su solicitud. No asuma que el lector entiende el resultado deseado de la información anterior. Los correos electrónicos pueden ser malinterpretados fácilmente si hay un área gris.

Esta declaración debe incluir la acción específica y la línea de tiempo. Si está enviando el correo electrónico a varias personas, aclare la responsabilidad de la tarea nombrando directamente a la persona deseada.

La aclaración de tareas y expectativas permite que el receptor responda de manera más efectiva.

Malos ejemplos: «¿Puedes encargarte de esto?»

«Déjame saber lo que piensas.»

Buenos ejemplos: «Sarah: ¿puedes enviar la encuesta a todo el personal para el viernes al mediodía, por favor?»

«Apreciaría sus comentarios sobre el proyecto de agenda. Si tiene alguna edición, envíela mañana, martes, a las 10 am «.

Si desea una confirmación, puede formular la llamada a la acción como una pregunta. Si la llamada a la acción es una notificación que no necesariamente requiere una respuesta, puede estructurar la llamada a la acción como una declaración.

Mensaje de cierre

El mensaje de cierre simplemente indica que el correo electrónico está completo. Si bien no es un requisito en la redacción de correos electrónicos modernos, una frase breve y educada completará muy bien su correo electrónico.

‘Gracias por tu tiempo,’

‘Espero tu respuesta,’

‘Saludos cordiales,’

Aprobación y firma

El final del correo electrónico incluye una firma de su nombre. El fraseo debe coincidir con la formalidad del correo electrónico.

Más formal: Dr. John Smith

Dr. Smith

John Smith

Menos formal y más común: Juan

Su firma de correo electrónico es un tipo de tarjeta de visita electrónica que se adjunta a su correo electrónico.Debe incluir el contexto más importante y los detalles de contacto de su lector. Este es el lugar para ayudar a su lector con información relevante de contacto o contexto, no para presumir o insertar citas filosóficas. Las imágenes y los logotipos pueden ser útiles, pero tenga en cuenta el tamaño y la forma en que aparecerán en los dispositivos móviles.

Adjuntos y enlaces

Todos los archivos adjuntos o enlaces a los que se hace referencia deben incluirse en el correo electrónico.Nombre el archivo para que esté claramente identificado o incluya el título del documento entre paréntesis inmediatamente después de que lo mencione en el correo electrónico.

No hagas que el lector busque la información que necesita.

Si previamente se envió un archivo adjunto al destinatario, adjúntelo de nuevo de todos modos. De esta manera, pueden acceder fácilmente a la información en lugar de buscar en su bandeja de entrada. Por supuesto, verifique que el archivo esté adjunto y correcto. Olvidarse de incluir un archivo adjunto requiere una respuesta innecesaria (¡y vergonzosa!) Que lo solicite, lo que puede retrasar el trabajo.

Los enlaces pueden dirigir al lector a sitios web o a directorios de intranet. Estos hipervínculos pueden ser largos y distraer el texto del correo electrónico. En su lugar, integrar el hipervínculo en la oración existente.

Mal ejemplo: puede encontrar más información sobre nuestro servicio de diseño web en: https://www.estrategiasweb.mx/diseno-web/

Buen ejemplo: el servicio de diseño web que ofrecemos le será de utilidad para su estrategia de negocio.

También debe probar el enlace para asegurarse de que abre el sitio correcto.

revisión

Una vez que su correo electrónico está compuesto, no haga clic en enviar. Todavía.

Tómese un momento para revisar su correo electrónico. Compruebe si hay errores gramaticales o ortográficos. Los errores tipográficos sugieren descuido e incluso pueden transmitir información incorrecta.

Vuelva a verificar las fechas, horas, nombres, enlaces, archivos adjuntos y otros detalles específicos.

Verifique tres veces que los destinatarios correctos estén en los campos del remitente.

Nuestro favorito (gratis) Hacks de correos electrónicos


Deshacer Enviar

¿Alguna vez has hecho clic en enviar y luego se quedó sin aliento de horror? Tal vez sea un ‘¡No quise enviárselo a ese Brad!’ situación. O puede que sea menos vergonzoso pero aún molesto «¡Quise incluir a Brad en ese correo electrónico!» guión.

Afortunadamente, algunos clientes de correo electrónico han encontrado una solución a esta posible vergüenza con la adición de ‘Deshacer envío’.

deshacer-enviar.png

En Gmail, puedes habilitar esta función en Configuración. Puede elegir entre un período de cancelación de 5 a 30 segundos.

En OutLook, puede recuperar un correo electrónico no leído enviado a un destinatario con una cuenta de Exchange en la misma organización. Esta característica no funcionará en la práctica porque, si alguien la leyó, no puede ser recuperada. En este caso, simplemente reenvíe el correo electrónico con un error e indique sus disculpas y aclaraciones.

Respuestas enlatadas en Gmail

¿Envías el mismo correo una y otra vez? Ahorre tiempo utilizando las respuestas enlatadas en Gmail .

Esta función le permite guardar correos electrónicos estándar. Cuando desee enviar la respuesta estándar, simplemente seleccione su plantilla preparada preferida en la ventana Redactar. También puede configurar respuestas enlatadas para enviarlas automáticamente al correo electrónico entrante con detalles específicos.


Filtros y carpetas

¿Es su bandeja de entrada abrumadora? El uso cuidadoso de los filtros y las carpetas puede ayudar a reducir el estrés del correo electrónico.

Puede etiquetar e incluso correos electrónicos de códigos de colores de personas específicas o incluso de dominios completos. Estas etiquetas permitirán que los correos electrónicos se archiven fácilmente una vez leídos.

Puede configurar filtros para marcar automáticamente como leídos o archivar correos electrónicos de referencia de baja prioridad, como una actualización de seguimiento de entrega.

Una pequeña inversión en el tiempo de configuración proporcionará ahorros de tiempo a largo plazo. 

Programar correos electrónicos con Boomerang

¿Trabaja tarde, pero desea que su correo electrónico llegue a la bandeja de entrada de su cliente a primera hora de la mañana?

Puede programar correos electrónicos para enviar a una hora específica en el futuro usando el complemento Boomerang .

Precaución: si está enviando información a los destinatarios que le reportan, no envíe correos electrónicos a última hora de la tarde porque pueden crear una expectativa de trabajo las 24 horas, los 7 días de la semana en todo su equipo. Programe los correos electrónicos para enviar al inicio de las horas normales de trabajo.


Atajos de teclado

Redactar un correo electrónico de negocios efectivo lleva tiempo. Sin embargo, puede ahorrar tiempo usando atajos de teclado. Guarde los clics al seleccionar correos electrónicos, marque como no leído, agregue un hipervínculo y más. Echa un vistazo a los accesos directos de Gmail y Outlook .

Se abre el correo electrónico de seguimiento

Si alguna vez ha enviado el correo electrónico: «Sólo estoy comprobando si recibió esto», entonces debería usar el seguimiento de correo electrónico.

Existe una amplia gama de complementos de correo electrónico y aplicaciones que rastrearán si el destinatario abre su correo electrónico.

Conclusión

El volumen de correo electrónico que recibimos y enviamos a veces puede disminuir nuestra motivación para escribir un correo electrónico comercial efectivo. Considere las cuatro preguntas clave al preparar un correo electrónico. Escríbalo de una manera que sea concisa pero que transmita claramente la información y la solicitud al lector.

Tu lector, y su bandeja de entrada, lo apreciarán.

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